Categories
Uncategorized

CARA MENDESIGN AGENDA MEETING YANG EFEKTIF

Seringkali kita mengikuti meeting dengan kondisi para peserta tidak siap, pembahasan keluar dari topik, dan topik yang dibahas terlalu bertele-tele sehingga membuang waktu.

Maka perlu sekali mengatur ekspektasi yang jelas sehingga membantu para peserta meeting melakukan persiapan, alokasi waktu yang cukup, dan secara cepat membuat semua peserta dalam topik yang sama.

Berikan judul spesifik dan agenda meeting yang jelas pada badan email undangan meeting, Simak beberapa tips untuk mendesain agenda meeting yang efektif berikut ini

 

KENALI GAYA KOMUNIKASI DIRI DAN ANGGOTA TIM

Penting bagi kita mengenali gaya komunikasi dari setiap anggota tim Sehingga dalam menyampaikan suatu ide, kita dapat sesuaikan dengan gaya komunikasi yang dapat diterima oleh setiap anggota tim Mengenali gaya komunikasi bisa menggunakan konsep STIFIn yang menjelaskan gaya komunikasi berdasarkan Mesin Kecerdasan secara spesifik.

 

MEMILIH TOPIK YANG BERHUBUNGAN DENGAN SELURUH TIM

Jika topik yang dibahas hanya terkait issue individu, maka membuat menjadi tidak menarik bagi peserta anggota lainnya. Maka tentukan topik yang memiliki keterkaitan dengan semua anggota tim.

 

SAMPAIKAN TOPIK MEETING DALAM BENTUK PERTANYAAN

Sehingga peserta meeting terdorong untuk mempersiapkan jawabannya Dibanding topik dalam bentuk pernyataan, Dengan demikian, meeting akan berjalan lebih interaktif.

 

TENTUKAN TUJUAN MEETING

Tentukan apakah tujuan meeting untuk berbagi informasi, meminta masukan untuk membuat keputusan, Sehingga peserta tahu bagaimana harus berpartisipasi, apakah cukup mendengarkan sesi berbagi informasi, atau aktif memberikan masukan.

 

MEMBUAT ESTIMASI WAKTU PEMBAHASAN SETIAP TOPIK

Berikan alokasi waktu dari setiap bagian sesi meeting sehingga ada waktu yang cukup untuk berdiskusi dan pengambilan keputusan yang matang dari setiap topik meeting.

 

TENTUKAN SIAPA YANG MEMIMPIN MEETING UNTUK SETIAP TOPIK

Meeting jangan selalu dipimpin oleh atasan. Tapi libatkan setiap peserta menjadi pemimpin meeting di masing-masing topik, Sehingga membuat setiap peserta merasa bertanggung jawab mensukseskan jalannya meeting dengan baik.

 

AKHIRI MEETING DENGAN PLUS/DELTA

Minta feedback dari peserta meeting tentang efektifitas meeting yang baru saja dilakukan, Lakukan review dari feedback yang didapat pada permulaan meeting selanjutnya. Agar semua anggota tim bisa melakukan perbaikan terhadap efektifitas meeting.